Mimo spadku inflacji do najniższego poziomu od roku – 2,9% w sierpniu 2025 roku – polskie firmy nadal borykają się z różnego rodzaju wyzwaniami w prowadzeniu działalności. Między innymi z rosnącymi kosztami energii, presją płacową i wysokimi kosztami finansowania, obserwowanymi do końca I kwartału 2025. Te czynniki przekładają się na narastający problem opóźnień w płatnościach. Uważamy, że kluczem do sukcesu są rozmowy, a jeżeli znasz odpowiednie techniki negocjacyjne, możesz odzyskać pieniądze bez niszczenia relacji biznesowych.

Przedsiębiorcy pod presją wielu czynników

Śledząc dane publikowane przez Główny Urząd Statystyczny za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że polskie przedsiębiorstwa wygenerowały 125,9 mld zł zysku netto przy przychodach wynoszących prawie 3 bln zł. Jednak analiza bardziej szczegółowa ujawnia rosnące problemy z płynnością finansową.

Zanim podejmie się rozmowy o terminowym regulowaniu zobowiązań przez Twoich kontrahentów warto przeanalizować, co leży u podstawy braku płatności. Wiedza pozwoli lepiej zrozumieć Twojego kontrahenta, a tym samym przeprowadzić skuteczniejsze negocjacje.

Przedsiębiorcy najczęściej wskazują w rozmowach następujące czynniki, mające ogromny wpływ na kondycję finansową ich firm:

1. Koszty energii: wzrost o 12-18% w I półroczu 2025 dla przemysłu
2. Presja płacowa: wzrost wynagrodzeń o ponad 10% r/r
3. Koszty finansowania: wysokie stopy NBP do końca I kwartału 2025 (choć tu widać duże szanse na znaczący spadek w 2026 roku)

Te wszystkie czynniki, w połączeniu z inflacyjną, zmusiły firmy do hierarchizacji płatności – przedsiębiorcy najpierw regulują zobowiązania wobec banków, ZUS, urzędów skarbowych i oraz kluczowych kontrahentów, odkładając płatności do niestrategicznych kontrahentów na później. W rezultacie średni czas opóźnień w płatnościach między firmami przekracza już 50 dni.

Jeżeli standardowy termin płatności z faktury zostanie wydłużony, z uwagi na opóźnienie, przedsiębiorca może czekać na swoje środki zdecydowanie dłużej niż dwa miesiące. W momencie kiedy jego zobowiązania mają krótsze terminy, brakuje na ich regulowanie, a zadłużenie pierwszego podmiotu nakręca kolejny.

Zatem, to przygotowanie decyduje o sukcesie

Kluczowe dokumenty, które musisz znać zanim zaczniesz negocjacje:

1. Pełna dokumentacja transakcji (umowy, faktury, potwierdzenia dostaw)
2. Historia komunikacji z dłużnikiem
3. Analiza jego sytuacji finansowej
4. Dokumentacja wcześniejszych płatności i opóźnień

Najczęstszym błędem jest rozpoczynanie rozmów bez znajomości rzeczywistej sytuacji dłużnika. To wiedza potrafi zdziałać cuda w negocjacjach. Właśnie dzięki temu co wiesz o Dłużniku możesz odpowiednio dopasować komunikaty i oczekiwania. Co zawsze otwiera więcej możliwości w odzyskaniu należności.

Niestety nie każdy ma czas i przestrzeń lub możliwości do samodzielnego odzyskiwania zobowiązań. Rosnące problemy z płynnością zmuszają przedsiębiorców do skuteczniejszego zarządzania należnościami i bardziej profesjonalnego podejścia do windykacji. To wiąże się z korzystaniem z narzędzi lub instytucji świadczących profesjonalne usługi negocjacyjne lub windykacyjne.

Polecamy jednak zawsze spróbować. Ale od czego zacząć?

Psychologia rozmowy – co mówią badania

Niejednokrotnie przekonaliśmy się, że skuteczność windykacji może wzrastać nawet o 40 proc., gdy rozmowa rozpoczyna się od wysłuchania wyjaśnień Dłużnika, a nie od kategorycznych żądań. Oprócz otwartości na rozmowę daje poczucie chęci zrozumienia i porozumienia się w trudnej sytuacji.

Sprawdzone techniki komunikacyjne są:

Aktywne słuchanie – to to, co uważamy za fundament skutecznej windykacji:

1. Parafrazowanie – powtórzenie wypowiedzi Dłużnika własnymi słowami, pozwala upewnić się, że dobrze je zrozumiałeś, to co chciał Ci przekazać i ugruntowuje fakty
2. Klaryfikacja – w podsumowaniu rozmowy uporządkuj i uogólnij najważniejsze elementy wypowiedzi partnera dla lepszego zrozumienia
3. Pamiętaj! Zadawanie pytań uzupełniających służy nie tylko potwierdzaniu zrozumienia przekazu, ale daje poczucie ważności Twojemu rozmówcy i prawdziwego zainteresowania tematem

Co możesz jeszcze zrobić, aby Twoje rozmowy były skuteczne?

1. Zadawaj pytania otwarte – dowiesz się więcej, pozwali Ci ta wiedza uzyskać głębsze zrozumienie stanowiska drugiej strony i dopasować do nich oczekiwania finansowe
2. Bez punktu wyżej nie zaproponujesz konkretnych propozycji spłat zamiast ogólnych gróźb
3. Warto w rozmowach z Dłużnikami pozostać partnerem, są to przedsiębiorcy, którzy równie ciężko jak Ty pracują każdego dnia. Budowanie zaufania przez transparentność w komunikacji pozwala na odzyskanie należności i zachowanie relacji biznesowych.

W negocjacjach z Dłużnikami, ale nie tylko, kluczowe jest zbudowanie zaufania. Rozmowa, która odbywa się w bezpiecznych warunków ma większe szanse na powodzenie. Aktywne słuchanie daje taką przestrzeń obu stronom i pomaga w negocjacjach. Najważniejszym punktem każdych negocjacji jest to, że Dłużnik musi uwierzyć, że współpraca jest w obopólnym interesie.

Strategia eskalacji – kiedy podnieść stawkę

Przychodzi jednak czasem taki moment kiedy trzeba podjąć decyzję o zmianie sposobu działania i sformalizowaniu kolejnych kroków. Negocjacje to ważny element biznesu, jednak nigdy nie zadziałają w 100% przypadków.

Warto pamiętać, żeby dać sobie czas i na negocjacje i na formalności, a działań nie wykonywać w tym samym czasie. Łatwo je podzielić na trzy fazy i warto ich się trzymać.

Model trzech fal:

1. Fala przyjazna – tu mamy czas na negocjacje bezpośrednia rozmowa, wyjaśnienie sytuacji, propozycja rozwiązań
2. Fala formalna – w przypadku braku chęci rozmowy, unikania jej lub notorycznego braku ustaleń, warto rozważyć pisemne wezwanie z określonym terminem oraz wskazaniem konsekwencji nie wywiązania się z niego
3. Fala ostateczna – ultimatum z jasno określonymi działaniami prawnymi takimi jak skierowanie sprawy np. do Sądu w celu uzyskania nakazu zapłaty

Dokumentowanie ustaleń – zabezpieczenie prawne

Pamiętaj, wiedza i dokumenty to szalenie istotny element w negocjacjach i w windykacji. Zatem dokumentuj również ten proces, zapisuj maile, smsy, rozmowy. W przypadku kiedy nie uda Ci się samodzielnie odzyskać zobowiązania będzie to cenne źródło informacji dla profesjonalistów, którzy zdecydowanie szybciej i skuteczniej będą mogli podjąć działania w Twoim imieniu.